離れているけど、仲間のような気持ち。
ー信頼できる仕事内容で絆が生まれるー
左から、サービス開発部 宮本さん、サービスマネジメント部 髙橋さん、サービスマネジメント部 小川さん
社名
コクヨ＆パートナーズ株式会社
業種
総務業務を中心としたアウトソーシングサービスの提供
従業員数
436名（ 2021年12月末時点）
コクヨ＆パートナーズ株式会社は、クライアントが主業に集中できるようノンコア業務を巻き取ることで働き方をサポートしています。BPOをはじめ、バックオフィスの運用や、コワーキング・コミュニティスペースの設置活用など、働き方改革をサポートする幅広いサービスを提供しています。NEXT HEROのサービス導入いただいており、その経緯や業務委託において抱いていた不安、利用した感想、期待することなどについて、コクヨ＆パートナーズ株式会社 サービス開発部 宮本さん、サービスマネジメント部 髙橋さん、サービスマネジメント部 小川さんにお話を伺いました。
1,500以上の「就労継続支援事業所（全国に15,000事業所以上）」や事業所を利用している障がい者のデータ（得意な仕事・チャレンジしたい仕事等）から高い需要のある市場に対しサービス開発及び営業活動を実施し、民間企業や自治体等から受注した仕事を就労継続支援事業所に最適に分配するプラットフォームサービスです。
課題
-
対面のコミュニケーションを重視したい中、データ入力作業に時間をとられていた
-
常駐型のサービスにおいて、雑務に追われ現場でしかできない仕事に注力できない状況があった
効果
-
データ入力の作業が軽減され、顧客との対話により注力できるようになった
-
月15時間の業務短縮で、社員の育成やミーティングの時間を捻出できるようになった
離れているけど、仲間のような気持ち
―導入の背景について教えてください。
宮本さん：親会社のコクヨ株式会社が運営するパブリックエリア「THE CAMPUS」では、もっと施設を訪れてくださるお客様とのコミュニケーションに注力したいと思いながらも、データの入力業務などパソコンと向き合う業務に時間を取られていました。
課題感のあったPC業務の工数削減を実現できそうなソリューションをご提案いただいたのでお願いしたいと思いました。また、ヴァルトジャパンとの関係を築く過程で、障害者の方と手を組んでお仕事をするというところに非常に共感し、大きな決め手になりました。
サービス開発部 宮本さん
―導入前の不安はありましたか？
宮本さん：初めは当社の仕組みを理解していただけるか、また実際にお店に立っている私たちと違い、遠方の就労継続支援事業所（以下、事業所）の障がいや難病をお持ちのワーカーさん（以下、ワーカーさん）や職員さんに業務の一連の流れを理解していただけるか不安だったのですが、実際は全く問題なく運用ができています。お互い離れてはいるけど同じ仲間という感じで心強いです。また、やっていただきたい業務のマニュアル化の部分も全てヴァルトジャパンの担当ディレクターに作成いただいたので、非常に助かりました。
事業所の職員さんのサポートを受けながら、仕事を行うワーカーさんの様子
200分の1という低い不備率
―コクヨ＆パートナーズさんでは、THE CAMPUSの業務以外も発注いただいているんですね。
小川さん：私の現場では日本全国の拠点で使う社内封筒と本社で使う社内封筒、合わせて毎月約1800枚の封筒作成が必要でした。この作業に毎月約15時間かかっていたのでどうにか削減できないかと思い、お願いしました。
サービスマネジメント部 小川さん
―導入後の変化について教えてください。
小川さん：NEXT HEROに業務を依頼することで15時間の余裕ができたことによって、チームミーティングができるようになったり、メンバーの育成ができるようになったので大変助かっています。
―導入前の不安はありましたか？
小川さん：当初は心配していましたが、驚くほど不備率が低いです。現在は1000枚の封筒作成をお願いしていますが、そのうちだいたい5枚ぐらいでしょうか。たとえ不備があったとしても、ちょっとずれている、少しヨレているだけくらいで問題なく使えるレベルです。とてもありがたいと思っています。
事業所のワーカーさんが封筒作成をしている様子
導入の決め手となった信頼できる事業所のサポート
―導入の決め手は何でしょうか？
髙橋さん：封筒作成の案件について、事業所の方が現場に封筒を受け取りに来てくれたのは助かりました。当初は現場が色々準備して発送しなきゃいけないのかなと思っていました。それもまた手間だなと心配していたのですが、実際はほとんどの部分を事業所のワーカーさんと職員さんが引き受けてくださって、現場は封筒の用意をして待っていればいいという状態だったので、業務効率化が期待できると思いました。
―事業所と当社（ヴァルトジャパン）ディレクターの品質チェックにも評価をいただけたと伺いました。
髙橋さん：NEXT HEROとのお仕事を考えた時に一番心配だったのが、成果物の品質でした。お客様から業務を受けている以上正しく納品するのが私たちの使命でもあるのですが、品質を保つために現場側に余計なコストが掛かってしまうのではないかという心配がありました。
しかし、色々一緒に取り組んでいく中で、品質も安定し、現場にも負担がかからない工数で運営ができてきているのでありがたいです。
むしろ今は、もっと色んなことをお願いできるのではないかと思っています。お互いに対話しながら色々模索していきたいと思います。
サービスマネジメント部 髙橋さん
互いに「できること、して欲しいこと」をもっとやりとりしたい
―NEXT HEROにおいて、今後どのようなことに取り組んでいきたいですか？
宮本さん：何ができるのかというのをもっと知りたいなと思っています。自分たちで業務内容を棚卸しすると、私たち側の視点なので、本当はできたのにできないだろうと思い込んで、業務の依頼を躊躇している可能性もあります。
例えば、以前は先入観で箱を組み立てるといった軽作業が得意というイメージがありました。もちろんそういうのもお得意だと思うのですが、PCを使ったスキルをお持ちの方もいらっしゃると聞いて驚きました。優れた能力、スキルをお持ちなのにそれが機会や仕組みで隠れてしまうのはもったいないと思います。
当社はまだ利用者さんのスキルについて十分な知識がないので、是非ヴァルトジャパンさんの方から「こんなことできますよ」と具体例を示していただけたら、マッチングの精度がすごく良くなると思います。双方の提案や打診をもっと頻繁にしていけると、業務のボリュームも質も一気に上がるのではないかなと期待しています。
どんな人が関わってくれているのか、会いに行きたい
―事業所のワーカーさんと交流したいと伺いました。
髙橋さん：どんな人が関わってくれているのか、まだ直接お会いしたことがないので、ぜひ会いたいです。事業所に見学に行かせてもらい、僕らが写真や動画を撮ってきて、クライアントにこういう方がこういう現場で作業してくれているんですよ、というのを伝えたいです。
左から、サービスマネジメント部 髙橋さん、サービス開発部 宮本さん
宮本さん：THE CAMPUSも同じように何かできればと思っています。ワーカーさんにTHE CAMPUSはこんな素敵なお店なんだよとお見せしたい気持ちもあります。今後ヴァルトジャパンさんからそういう機会を提供していただけるとすごく嬉しいです。
―引き続きNEXT HEROがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！
※掲載内容は取材当時のものです。